Sitzungen anlegen und Leistungen erfassen

Die Sitzung ist die Einheit, um die sich in TheraPsy alles dreht: Sie hält fest, dass ein Termin stattgefunden hat, welche Leistung dabei erbracht wurde, und sie ist die Grundlage jeder Rechnung. Dieser Artikel führt durch das Anlegen einer Sitzung und das Erfassen der Leistungen — und erklärt am Ende die Fragen, die dabei am häufigsten aufkommen.

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1. Die Sitzungen einer Klientin oder eines Klienten

Öffne Sitzungen in der linken Navigation und wähle links ein Profil. Danach siehst du alle Sitzungen dieser Person, nach Monaten gruppiert.

Die Sitzungsliste. Nach Monaten gruppiert, mit Datum und Betrag je Sitzung; abgerechnete Sitzungen tragen das Kennzeichen Abgerechnet. Über die markierte Schaltfläche Neue Sitzung legst du eine weitere an. Darunter suchst, sortierst und filterst du die Liste — etwa nach Abrechnungsstatus.

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2. Eine neue Sitzung anlegen

Neue Sitzung legt die Sitzung sofort an und öffnet sie. Es gibt kein Formular, das du erst ausfüllst und dann abschickst: Nummer, Name, Datum und Uhrzeit sind vorbelegt, und die Leistung steht meist schon darin.

Eine neue Sitzung startet nicht leer. Im markierten Abschnitt Leistungen steht bereits die Leistung aus deiner Standardvorlage — hier Einzeltherapie aus der Vorlage Standardsitzung, mit Menge und Preis. Rechts oben im Abschnitt steht, welche Vorlage angewendet wurde.

Warum das so ist: Ohne Vorbelegung bliebe eine Sitzung leicht leer, und du merkst es erst am Monatsende bei der Abrechnung — dann fehlt die Leistung bei zwanzig Sitzungen gleichzeitig. Woraus TheraPsy vorbelegt, steht in Abschnitt 7.

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3. Nummer, Name, Datum, Uhrzeit

Die Kopfdaten der Sitzung. Im Reiter Allgemein: Sitzungsnummer und Sitzungsname, darunter Datum und Uhrzeit. Unten der Bereich Terminerinnerung an Klient:in mit den Möglichkeiten E-Mail und SMS.

Feld	Bedeutung
Sitzungsnummer	Die laufende Nummer innerhalb dieses Profils. TheraPsy zählt selbst weiter; änderst du eine Nummer von Hand, fragt TheraPsy mit Sitzungsnummern neu zuweisen?, ob die übrigen Sitzungen angepasst werden sollen.
Sitzungsname	Vorbelegt aus Codename, Nummer und Datum — etwa EmHa_7_03.09.26. Du kannst ihn überschreiben; unter diesem Namen erscheint die Sitzung auf der Rechnung.
Datum, Uhrzeit	Wann die Sitzung stattgefunden hat. Danach wird sie in der Liste sortiert und in den Finanzen einem Zeitraum zugeordnet.
Terminerinnerung an Klient:in	Ob die Klientin oder der Klient vorab eine Erinnerung per E-Mail oder SMS bekommt. Die Vorauswahl stammt aus dem Profil, lässt sich hier aber je Sitzung ändern.

Die drei Reiter oben — Allgemein, Protokoll, Dokumente — trennen Organisatorisches, Inhaltliches und Dateien. Das Protokoll behandelt ein eigener Artikel.

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4. Leistungen erfassen

Der Abschnitt Leistungen bestimmt, was diese Sitzung kostet. Jede Zeile ist eine Position mit Menge, Bezeichnung, Dauer und Preis; darunter steht GESAMT.

Leistungen wählen. Ein Klick auf die Vorlagenschaltfläche rechts im Abschnitt öffnet beides auf einmal: rechts die Liste mit Ohne Vorlage, den einzelnen Leistungen und den Vorlagen — die Standardvorlage ist mit Standard gekennzeichnet — und links das markierte Suchfeld Suchen, um eine Leistung hinzuzufügen… für eine einzelne weitere Position.

An jeder Zeile kannst du eingreifen:

• Das Kästchen links schaltet die Position für die Abrechnung ein oder aus. Nicht angekreuzte Positionen bleiben in der Sitzung dokumentiert, kommen aber nicht auf die Rechnung.
• Das Zahlenfeld ist die Menge. Es nimmt auch Teileinheiten wie 1,5.
• Bearbeiten öffnet Bezeichnung, Preis, Steuersatz und — bei GOP-Leistungen — Steigerungsfaktor und Begründung.
• Reihenfolge ändern verschiebt die Position. Die erste Zeile ist die, die der Sitzung ihren Namen gibt.
• Löschen entfernt die Position.

Hinweis

Preisänderung hier gilt nur hier

Änderst du den Preis einer Position, weist TheraPsy darauf hin, dass er von der Vorlage abweicht, und bietet Vorlage aktualisieren an. Ohne diesen Klick gilt der neue Preis nur für diese Sitzung — dein Leistungskatalog bleibt unberührt.

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5. Kontingente

Wird die Sitzung aus einem bewilligten Paket bezahlt, ordnest du sie hier zu.

Kontingent zuordnen. Über Kontingent auswählen wählst du das Paket, aus dem diese Sitzung bezahlt wird; rechts steht, wie viele Einheiten darin noch offen sind — hier 10 verbleibend.

Wechselst du das Kontingent einer bestehenden Sitzung, fragt TheraPsy, ob die Änderung Nur für diese Sitzung gelten soll oder Auch für zukünftige Sitzungen. Die zweite Möglichkeit erspart es, bei jeder Folgesitzung erneut umzustellen — etwa wenn eine neue Bewilligung beginnt.

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6. Ziele, Ereignisse und Messwerte

Unter den Leistungen liegt der therapeutische Teil der Sitzung.

Der Verlauf, sitzungsweise. Ziele zeigt die Therapieziele des Profils zum Abhaken, Ereignisse hält Besonderheiten dieser Sitzung fest, und im markierten Abschnitt Metriken bewertest du die Messwerte des Profils — hier Stimmung und Anspannung.

• Ziele stammen aus dem Profil. Hakst du eines hier ab, vermerkt TheraPsy, in welcher Sitzung es erreicht wurde.
• Ereignisse legst du über Ereignis hinzufügen an — ein Rückfall, ein Durchbruch, ein Gespräch mit Angehörigen. Sie erscheinen später auf der Zeitleiste des Profils.
• Metriken bewertest du mit einer Zahl. Erst aus mehreren Sitzungen entsteht die Verlaufskurve im Profil; solange nichts bewertet ist, steht hier -.

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7. Womit eine neue Sitzung startet

Das ist die Regel, die hinter der vorbelegten Leistung steht. TheraPsy geht in dieser Reihenfolge vor:

1. Gibt es eine Leistungsvorlage mit dem Kennzeichen Standard, wird sie angewendet.
2. Sonst wird die letzte Sitzung dieser Klientin oder dieses Klienten kopiert — die jüngste nach Datum, mit ihren Positionen, Mengen und, bei GOP, auch der Begründung.
3. Sonst bleibt der Abschnitt leer.

Zwei Feinheiten, die in der Praxis zählen: Es ist die letzte Sitzung dieses Profils, nicht die letzte, die du überhaupt bearbeitet hast. Und die Vorbelegung greift nur, wenn die Sitzung noch keine Leistung hat — sie überschreibt nie etwas, das schon dort steht.

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Häufige Fragen zu Leistungen

Ich möchte eine Standardleistung für alle Klient:innen

Lege unter Einstellungen → Leistungen eine Leistungsvorlage an und markiere sie als Standard. Jede neue Sitzung startet dann mit dieser Leistung — unabhängig davon, was bei der jeweiligen Klientin oder dem Klienten zuletzt erfasst war. Gibt es keine Standardvorlage, greift statt dessen die Leistung der letzten Sitzung dieses Profils.

Ich möchte, dass eine gewählte Leistung in der nächsten Sitzung wieder ausgewählt ist

Wähle die Standardvorlage ab — in der Auswahl im Abschnitt Leistungen die Möglichkeit Ohne Vorlage. Ohne Standardvorlage übernimmt TheraPsy in eine neue Sitzung die zuletzt benutzte Leistung dieses Profils. Das ist der Weg für Praxen, in denen sich die Leistung je Klientin oder Klient unterscheidet und über die Behandlung hinweg gleich bleibt.

Warum steht in meiner neuen Sitzung schon eine Leistung?

Weil eine Standardvorlage gesetzt ist oder deine letzte Sitzung mit dieser Person kopiert wurde — siehe Abschnitt 7. Das ist eine Vorbelegung, keine Festlegung: Du kannst jede Position ändern, abwählen oder löschen.

Ich habe den Preis in der Sitzung geändert — gilt das jetzt überall?

Nein. Die Änderung gilt nur für diese Sitzung. TheraPsy weist darauf hin, dass der Preis von der Vorlage abweicht, und bietet Vorlage aktualisieren an — erst dieser Klick ändert deinen Leistungskatalog.

Eine Sitzung soll nicht in die Abrechnung

Nimm sie über Von Finanzen ausschließen aus. Sie bleibt vollständig dokumentiert, trägt in der Abrechnung aber das Kennzeichen Ausgeschlossen und lässt sich nicht auswählen. Gedacht für Termine, die du nicht verrechnest — ein Erstkontakt ohne Verrechnung, ein Ausfall aus Kulanz.

Eine Position ist angekreuzt, eine andere nicht — was heißt das?

Das Kästchen entscheidet, ob eine Position abgerechnet wird. Nicht angekreuzte Positionen bleiben in der Sitzung sichtbar und dokumentiert, erscheinen aber nicht auf der Rechnung. So lässt sich etwa ein Befundbericht mitführen, der erst später verrechnet wird.

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Stand: TheraPsy 0.14.0 (Beta). Abbildungen mit Beispieldaten – die abgebildeten Personen sind frei erfunden.