Rechnungsvorlage gestalten, Teil 1: Aufbau und Layout

Wie deine Rechnung aussieht, legst du unter Einstellungen → Rechnungen & Exporte fest. Dieser Artikel erklärt den Aufbau: welche zwei Dinge dort verwaltet werden, wie sie zusammenhängen und wie du zu deiner eigenen Vorlage kommst. Welche einzelnen Felder du darin füllen kannst, steht in „Rechnungsvorlage gestalten, Teil 2: Felder und Codewörter”.

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1. Zwei Ebenen, die oft verwechselt werden

Die Seite hat zwei Abschnitte. Oben Rechnungen mit deinen Vorlagen, darunter Vorlagedateien. Markiert ist der obere Abschnitt mit der Schaltfläche Neue Vorlage.

Der Unterschied ist der Schlüssel zu dieser Seite:

	Was es ist	Wo du es änderst
Vorlagedatei	Die XLSX-Datei, die das Layout bestimmt: wo der Briefkopf sitzt, welche Spalten die Leistungstabelle hat, welche Schrift verwendet wird.	In Excel oder LibreOffice — nicht in TheraPsy.
Vorlage	Die Einstellung, die eine Vorlagedatei mit deinen Angaben kombiniert: welcher Praxisname darauf steht, ob Diagnose-Codes gedruckt werden, ob ein Zahlungs-QR-Code erscheint.	In TheraPsy, im Dialog Vorlage erstellen.

Anders gesagt: die Datei ist das Papier mit dem vorgedruckten Rahmen, die Vorlage füllt es aus. Eine Vorlage verweist immer auf genau eine Vorlagedatei; dieselbe Datei kann von mehreren Vorlagen benutzt werden.

Tipp

Fast immer suchst du die Vorlage, nicht die Datei

„Auf meiner Rechnung steht der falsche Praxisname”, „ich möchte keine Diagnosen darauf” oder „der QR-Code soll weg” — das sind alles Einstellungen in der Vorlage. Die Vorlagedatei musst du nur anfassen, wenn sich das Layout selbst ändern soll, etwa eine zusätzliche Spalte in der Leistungstabelle.

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2. Was mitgeliefert wird

Deine Vorlagen. Die markierte Zeile trägt zwei Kennzeichen: SYSTEM für „von uns mitgeliefert” und STANDARD für „wird benutzt, wenn nichts anderes gewählt ist”. Denselben Vorrang zeigt der ausgefüllte Stern rechts.

TheraPsy liefert ein Design namens Standard mit, dazu eine dazugehörige, schreibgeschützte Vorlage. Beim Öffnen sagt sie das selbst: „System-Vorlagen können nicht bearbeitet werden. Duplizieren Sie die Vorlage, um eine eigene, anpassbare Kopie zu erstellen.”

Das ist Absicht — so kann ein App-Update die mitgelieferte Vorlage verbessern, ohne deine eigene Arbeit zu überschreiben.

Hinweis

SYSTEM und STANDARD sind zwei verschiedene Dinge

SYSTEM heißt „stammt von uns, ist schreibgeschützt”. STANDARD heißt „wird verwendet, wenn nichts anderes gewählt ist”. Anfangs trägt dieselbe Vorlage beide, aber sobald du eine eigene anlegst und zur Standardvorlage machst, wandert STANDARD mit — und deine eigene Vorlage bleibt dabei vollständig bearbeitbar.

Vorlagedateien. Drei mitgelieferte XLSX-Dateien — Standard, Standard (MwSt) und Standard (GOP) —, jede mit dem Kennzeichen Mitgeliefert und dem Datum ihrer letzten Änderung. Über XLSX-Vorlagedatei hochladen kommt eine eigene dazu.

Die drei Dateien sind dasselbe Design in drei Ausführungen. Sie unterscheiden sich nur in den Spalten der Leistungstabelle:

• Standard — ohne Umsatzsteuer- und ohne Ziffernspalten. Das ist der Normalfall in der Psychotherapie.
• Standard (MwSt) — mit Spalten für Umsatzsteuersatz und Steuerbetrag.
• Standard (GOP) — mit Spalten für die Ziffer und den Steigerungsfaktor.

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3. Du musst nicht auswählen, welche Ausführung passt

Das übernimmt TheraPsy beim Erzeugen der Rechnung, anhand der Positionen auf der Buchung:

1. Enthält die Rechnung GOP-Positionen (aus den Verzeichnissen GOP oder GOP 2024), wird die GOP-Ausführung verwendet.
2. Sonst: enthält sie Positionen mit Umsatzsteuer, wird die MwSt-Ausführung verwendet.
3. Sonst die Grundausführung.

Sind beide Bedingungen erfüllt, gewinnt GOP.

Die Ausführungen ansehen. Der Abschnitt Varianten erklärt es selbst: „Bei Transaktionen mit MwSt- oder GOP-Positionen wechselt die Rechnung automatisch zur passenden Version.” Die markierte Leiste Standard | MwSt | GOP zeigt, welche Datei zu welcher Ausführung gehört — ändern lässt sich hier nichts.

Wichtig

Diese Automatik hat nur die mitgelieferte Vorlage

Sobald du eine eigene Vorlage anlegst, ist sie „flach”: sie benutzt genau eine Vorlagedatei, immer dieselbe. Wenn du die mitgelieferte Vorlage duplizierst, fragt TheraPsy deshalb, welche der drei Ausführungen kopiert werden soll — die Kopie ist danach genau diese eine.

Rechnest du sowohl mit als auch ohne Umsatzsteuer ab und willst dabei ein eigenes Layout, brauchst du also zwei Vorlagen und wählst bei der Rechnung die passende.

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4. Eine eigene Vorlage anlegen

Es gibt zwei Wege, und der zweite ist fast immer der bessere.

Neu beginnen: Neue Vorlage öffnet einen leeren Dialog. Sinnvoll, wenn du ohnehin eine eigene Vorlagedatei hochlädst.

Duplizieren: Bei der mitgelieferten Vorlage das Duplizieren-Symbol anklicken. Du erhältst eine identische, aber bearbeitbare Kopie — mit demselben Layout und denselben Voreinstellungen. Das ist der übliche Weg, um „fast wie Standard, aber ohne Diagnosen” zu bekommen.

Der Vorlagen-Dialog. Oben Name der Vorlage und die Vorlagedatei, darunter die Abschnitte, die den Inhalt steuern. Ganz unten Vorschau erzeugen und die Schaltfläche Vorlage erstellen.

Der Name der Vorlage ist nur für dich — er erscheint nicht auf der Rechnung, sondern in der Auswahlliste beim Erstellen einer Rechnung. Namen wie Ohne Diagnosen oder Kassenpatienten helfen später mehr als Vorlage 2.

Vorlagedatei wählen. Die markierte Liste zeigt jede verfügbare Datei mit Namen, Kennzeichen und Änderungsdatum. Der Stern setzt die Standarddatei; die übrigen Symbole duplizieren, herunterladen, bearbeiten und löschen — bei mitgelieferten Dateien sind Umbenennen und Löschen gesperrt.

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5. Eine eigene Vorlagedatei hochladen

Wenn das mitgelieferte Layout nicht passt — anderer Briefkopf, andere Spalten, ein Logo an anderer Stelle —, lädst du eine eigene XLSX-Datei hoch. Zwei Grenzen gelten: die Datei muss auf .xlsx enden und darf höchstens 5 MB groß sein.

Der praktikable Weg dorthin führt über die mitgelieferte Datei: lade sie herunter, öffne sie in Excel oder LibreOffice, ändere das Layout und lade das Ergebnis wieder hoch. So bleiben alle Platzhalter erhalten, die TheraPsy beim Erzeugen ersetzt — welche das sind und wie sie funktionieren, steht in Teil 2.

Achtung

Zu wenige Zeilen in der Leistungstabelle

TheraPsy prüft deine Datei darauf, wie viele Leistungszeilen darin Platz haben, und schreibt die Zahl unter die Dateiauswahl — etwa „Diese Vorlagedatei bietet Platz für bis zu 11 Leistungspositionen pro Rechnung.” Liegt sie unter fünf, erscheint der Hinweis in Warnfarbe. Das ist wichtig, wenn du mehrere Sitzungen auf einer Rechnung zusammenfasst: passen die Positionen nicht in die Tabelle, fehlen sie auf dem fertigen Dokument.

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6. Die Standardvorlage

Der Stern in der Liste bestimmt, welche Vorlage benutzt wird, wenn beim Erstellen einer Rechnung nichts anderes gewählt ist. Es kann höchstens eine je Bereich geben; setzt du den Stern woanders hin, wandert er.

Daneben gibt es zwei weitere Stellen, an denen eine Vorlage bestimmt wird — von der speziellsten zur allgemeinsten:

1. Die Rechnung selbst. Was du beim Erstellen im Feld Vorlage auswählst, gilt für diese eine Rechnung.
2. Das Profil. Unter Profil → Allgemein → Rechnungsvorlage hinterlegst du eine Vorlage für eine:n bestimmte:n Klient:in. Sie wird bei deren Rechnungen vorausgewählt.
3. Der Stern hier. Gilt überall dort, wo weder Rechnung noch Profil etwas vorgeben.

Hinweis

Nach einer Datenübernahme aus TheraPsy 1

Wurde deine alte Rechnungsvorlage übernommen, trägt sie den Stern — nicht die mitgelieferte Standard. Das ist richtig so: Deine Rechnungen sollen weiter aussehen wie bisher. Die übernommene Vorlage ist deine eigene und bleibt vollständig bearbeitbar.

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7. Vorschau, bevor es zählt

Vorschau erzeugen. Rechts im Dialog entsteht ein PDF mit deinen echten Praxisdaten und erfundenen Klientendaten. Der Hinweis darunter sagt es ausdrücklich: „Praxisdaten sind echt; Klient und Beträge sind Beispiele.”

Die Vorschau startet nicht von selbst — du klickst Vorschau erzeugen einmal an. Danach aktualisiert sie sich automatisch, sobald du eine andere Vorlagedatei wählst. Änderst du dagegen ein Feld im Formular, wird die Vorschau blass und du erzeugst sie mit einem Klick neu; so entsteht nicht bei jedem Tastendruck ein neues PDF.

Prüfe hier vor allem die Dinge, die auf einer echten Rechnung teuer werden: Anschrift, Steuertext, ob Diagnose-Codes erscheinen sollen und ob der Zahlungsteil stimmt.

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Stand: TheraPsy 0.14.0 (Beta). Abbildungen mit Beispieldaten – die abgebildeten Personen sind frei erfunden.