Registrierkasse anbinden (HelloCash)

Wer in Österreich Barzahlungen entgegennimmt, braucht dafür unter Umständen einen signierten Kassenbeleg nach RKSV. TheraPsy ist selbst keine Registrierkasse — es verbindet sich mit HelloCash, das die Signatur erzeugt, und druckt das Ergebnis auf deine Rechnung.

Hinweis

Ob du eine Registrierkasse brauchst, entscheidet nicht diese Software

Die Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht hängt an deinen Umsätzen und deiner Betriebsform. Kläre das mit deiner Steuerberatung. Dieser Artikel beschreibt nur, wie die Anbindung technisch eingerichtet wird, wenn du sie brauchst.

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1. Was die Anbindung tut

Der Ablauf hat drei Schritte, und alle drei laufen ohne dein Zutun:

1. Du markierst eine Einnahme als bar bezahlt.
2. TheraPsy meldet den Vorgang an HelloCash und bekommt eine Belegnummer und eine Signatur zurück.
3. TheraPsy erzeugt die Rechnung neu — diesmal mit Belegnummer und maschinenlesbarem QR-Code darauf.

Das Ergebnis ist wichtig: Deine eigene Rechnung ist der Beleg. Du bekommst kein zweites, fremd gestaltetes Dokument, das deine Klient:in verwirrt.

Wichtig

Nur Einnahmen, nur Barzahlung

Ausgaben werden nie registriert, auch wenn du sie bar bezahlst — ein RKSV-Beleg dokumentiert vereinnahmtes Geld, nicht ausgegebenes. Und ausgelöst wird ausschließlich durch die Zahlungsart Bar. Stellst du eine bereits registrierte Buchung auf eine andere Zahlungsart um oder nimmst du die Zahlung zurück, wird der Beleg automatisch storniert und die Rechnung ohne QR-Code neu erzeugt.

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2. Einrichten

Registrierkasse (HelloCash). Der markierte Abschnitt unter Einstellungen → Finanzen, ganz unten auf der Seite. Der Schalter HelloCash aktivieren gibt die weiteren Felder frei.

Du brauchst ein HelloCash-Konto — TheraPsy legt keines für dich an. Der Hinweis im Feld nennt die Voraussetzung: „Der API-Zugriff erfordert mindestens das Premium-Modell.” Ohne dieses Modell gibt HelloCash kein Token heraus.

Die drei Angaben. Markiert sind das API-Token, der Schalter Testmodus und die Schaltfläche Verbindung testen.

1. HelloCash aktivieren einschalten.
2. API-Token aus deinem HelloCash-Konto einfügen.
3. Verbindung testen anklicken. Die Prüfung fragt nur ab und verändert nichts — sie sagt dir, ob das Token gültig ist, bevor du es speicherst.

Tipp

Zuerst im Testmodus

Testmodus erzeugt Buchungen im HelloCash-Testmodus — „kein echter Beleg”. Nimm damit eine Probebuchung vor und sieh dir die erzeugte Rechnung an. So prüfst du den ganzen Weg, ohne einen fiskalisch relevanten Beleg zu erzeugen, den du danach stornieren müsstest.

Vergiss nicht, den Testmodus vor der ersten echten Barzahlung wieder abzuschalten.

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3. Wie der Beleg auf die Rechnung kommt

Belegnummer und Signatur. Die markierte Stelle auf der erzeugten Rechnung trägt die HelloCash-Belegnummer und den RKSV-QR-Code.

Ob die Angaben auf deiner Rechnung erscheinen, hängt an deiner Rechnungsvorlage: sie muss die Platzhalter {KassenbelegNr} und {KassenbelegQR} enthalten (siehe „Rechnungsvorlage gestalten, Teil 2”).

Fehlen sie, bleibst du trotzdem nicht ohne Beleg. TheraPsy erkennt das und legt zusätzlich ein eigenes Belegdokument zur Buchung, das beides trägt. Du findest es in der Dateiliste der Buchung neben der Rechnung. Ein gültiger Beleg existiert also in jedem Fall — entweder auf der Rechnung selbst oder als zweites Dokument daneben.

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4. Wenn die Registrierung fehlschlägt

Erneut versuchen. Ist die Registrierung fehlgeschlagen, zeigt die Buchung das an und bietet einen neuen Versuch an.

Eine fehlgeschlagene Registrierung blockiert nichts: die Buchung ist erfasst, die Zahlung ist vermerkt, nur der Kassenbeleg fehlt. TheraPsy merkt sich den Fehlschlag und lässt dich ihn an der Buchung erneut auslösen — üblicherweise reicht das, wenn die Ursache eine unterbrochene Internetverbindung war.

Eine bereits erfolgreich registrierte Buchung wird dabei nie ein zweites Mal registriert, egal wie oft der Vorgang ausgelöst wird. Du kannst also gefahrlos wiederholen.

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Stand: TheraPsy 0.14.0 (Beta). Abbildungen mit Beispieldaten – die abgebildeten Personen sind frei erfunden.