Wie entsteht eine Rechnung?

In TheraPsy schreibst du eine Rechnung nicht von Grund auf neu. Sie entsteht aus deinen Sitzungen: Du wählst eine Klientin oder einen Klienten, kreuzt die Sitzungen an, die abgerechnet werden sollen, und TheraPsy übernimmt die Leistungen daraus. Dieser Artikel führt einmal durch den gesamten Weg – von der leeren Abrechnung bis zur fertigen Rechnung in den Finanzen.

Hinweis

Rechnung oder Honorarnote?

In Österreich heißt der Rechnungsbereich Honorarnote, in Deutschland Rechnung. Gemeint ist dasselbe Dokument; TheraPsy richtet sich nach dem Land, das in deinem Abrechnungskonto hinterlegt ist. In diesem Artikel steht durchgehend „Rechnung“.

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1. Wo eine Rechnung entsteht

Rechnungen entstehen unter Abrechnung in der linken Navigation – nicht in den Finanzen und nicht in der einzelnen Sitzung. Die Seite ist zweigeteilt: links wählst du Profil und Sitzungen, rechts entsteht die Rechnung dazu.

Der Ausgangspunkt. Solange keine Sitzung ausgewählt ist, steht rechts Sitzungen zur Abrechnung auswählen und darunter „Wählen Sie links ein Profil und selektieren Sie nicht verrechnete Sitzungen.” Die rechte Seite füllt sich erst mit der Auswahl.

Es gibt einen zweiten Weg zur selben Seite: In Finanzen → Übersicht listet der Abschnitt Noch nicht abgerechnete Sitzungen alles auf, was bereits stattgefunden hat, aber noch offen ist. Über Rechnung erstellen kommst du von dort direkt in die Abrechnung.

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2. Profil und Sitzungen auswählen

Wähle in der Abrechnung links zuerst das Profil aus. Danach erscheint die Liste aller Sitzungen dieser Klientin oder dieses Klienten, jeweils mit Datum, Betrag und Abrechnungsstatus.

Die Sitzungsliste. Sie steht in der linken Spalte der Abrechnung. Jede Zeile trägt ihren Status: die oberste ist Nicht verrechnet, die beiden darunter sind Bereits verrechnet und ausgegraut. Mit Alle auswählen kreuzt du alle abrechenbaren Sitzungen auf einmal an; darüber filterst und sortierst du die Liste.

Kennzeichen	Bedeutung
Nicht verrechnet	Die Sitzung ist noch auf keiner Rechnung. Nur diese Sitzungen lassen sich auswählen.
Bereits verrechnet	Die Sitzung gehört schon zu einer Rechnung. Die Zeile ist ausgegraut und nicht anklickbar – so kann dieselbe Leistung nicht zweimal in Rechnung gestellt werden.
Ausgeschlossen	Die Sitzung wurde bewusst von den Finanzen ausgenommen und taucht in keiner Abrechnung auf.

Du kannst mehrere Sitzungen ankreuzen, indem du mit gedrückter Maustaste über die Liste ziehst. Über der Liste zeigt TheraPsy laufend mit, wie viele Sitzungen ausgewählt sind.

Mehrere Sitzungen auf einer Rechnung

Kreuzt du in der Abrechnung mehrere Sitzungen an, entsteht daraus eine Rechnung mit mehreren Positionen – die übliche Monatsabrechnung. Jede Sitzung bleibt darauf als eigener Block sichtbar, mit ihren Leistungen und ihrer Zwischensumme. Die Positionen werden nach dem Sitzungsdatum sortiert, nicht nach der Reihenfolge deiner Klicks.

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3. Die Leistungen prüfen und ergänzen

Sobald du in der Abrechnung Sitzungen ausgewählt hast, füllt sich rechts der Abschnitt Leistungen. TheraPsy übernimmt die Leistungen, die in der jeweiligen Sitzung erfasst wurden – du schreibst sie nicht erneut.

Zwei Sitzungen auf einer Rechnung. Der Abschnitt Leistungen steht oben in der rechten Spalte. Jeder Block trägt den Namen einer Sitzung, darunter ihre Leistungen mit Menge und Preis, dann die Zwischensumme. Unter allen Blöcken steht Gesamt (netto).

Innerhalb eines Blocks kannst du noch eingreifen:

• Menge ändern. Das kleine Zahlenfeld links neben der Leistung ist die Anzahl der Einheiten.
• Leistung bearbeiten. Das Stiftsymbol öffnet Bezeichnung, Preis, Menge und Steuersatz dieser einen Position.
• Leistung entfernen. Das Papierkorbsymbol nimmt die Position von der Rechnung – die Sitzung selbst bleibt unverändert.
• Leistung hinzufügen. Über Leistung hinzufügen ergänzt du eine weitere Position aus deinem Leistungskatalog, etwa eine Wegpauschale.

Alle Änderungen hier betreffen nur diese Rechnung. Dein Leistungskatalog unter Einstellungen → Leistungen bleibt davon unberührt.

Arbeitest du mit Umsatzsteuer, zeigt TheraPsy unter Gesamt (netto) zusätzlich die Steuerbeträge je Satz und darunter Gesamt (brutto).

Achtung

Eine Sitzung ohne Leistung lässt sich nicht abrechnen

Enthält eine ausgewählte Sitzung keine Leistung, weist TheraPsy in gelber Schrift darauf hin und nennt die betroffene Sitzung. Du hast dann drei Möglichkeiten: unten im Block eine Leistung auswählen, die Sitzung links wieder abwählen, oder sie von den Finanzen ausnehmen. Auch eine Rechnung über 0 € kann nicht erstellt werden.

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4. Die Rechnungsnummer

Noch bevor du speicherst, zeigt TheraPsy im Kopf der Rechnung die Nummer an, die dieser Beleg bekommen wird: Referenznummer (voraussichtlich).

Die künftige Rechnungsnummer. Sie steht ganz oben in der rechten Spalte, unter Für <Name>. Im markierten Feld Referenznummer (voraussichtlich) steht hier E26001 – vergeben wird die Nummer erst beim Speichern, damit zwei gleichzeitig geöffnete Entwürfe nicht dieselbe beanspruchen.

So ist die Nummer aufgebaut, im Auslieferungszustand:

Bestandteil	Beispiel E26001
Kennzeichen für Einnahme oder Ausgabe	E für eine Einnahme, A für eine Ausgabe
Jahr, zweistellig	26 für 2026
Fortlaufende Nummer	001 – die erste Rechnung dieses Jahres

Die fortlaufende Nummer wird je Jahr und getrennt für Einnahmen und Ausgaben gezählt. Am 1. Jänner beginnt die Zählung automatisch wieder bei 1. Der Aufbau der Nummer selbst ist fest vorgegeben und lässt sich in der Oberfläche nicht ändern; bei einer Übernahme aus TheraPsy 1 wird dein bisheriges Format weiterverwendet, sofern TheraPsy es abbilden kann.

Hinweis

Nummerierung aus dem alten System fortführen

Wechselst du von einer anderen Software, musst du nicht bei 1 anfangen. Unter Einstellungen → Finanzen legst du im Abschnitt Rechnungsnummerierung fortführen die erste Nummer fest, die TheraPsy vergeben soll – hast du bereits Rechnungen bis Nr. 42 erstellt, trage dort 43 ein. Sobald die erste Nummer tatsächlich vergeben wurde, ist die Startnummer gesperrt und lässt sich nicht mehr ändern.

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5. Zahlungseinstellungen: Datum, Fälligkeit, Zahlungsstatus

Unter Zahlungseinstellungen legst du fest, wann die Rechnung ausgestellt ist und bis wann sie bezahlt sein soll.

Zahlungseinstellungen. Der Abschnitt liegt unter den Leistungen. Datum ist das Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum errechnet TheraPsy daraus automatisch. Darunter links der aktuelle Zahlungsstatus – hier Unbezahlt –, rechts die markierte Schaltfläche Als bezahlt markieren.

Feld	Bedeutung
Datum	Das Rechnungsdatum. Pflichtfeld; voreingestellt ist der heutige Tag. Nach diesem Datum wird die Rechnung in den Finanzen einsortiert.
Fälligkeitsdatum	Bis wann gezahlt werden soll. TheraPsy setzt es automatisch auf Datum plus deine Zahlungsfrist aus Einstellungen → Persönlich. Du kannst es überschreiben; ab dann bleibt dein Wert stehen.
Als bezahlt markieren	Für Beträge, die schon geflossen sind – etwa Barzahlung direkt nach der Stunde. Du hinterlegst Zahlungsdatum und Zahlungsart. Ist die Rechnung als bezahlt markiert, wird das Fälligkeitsdatum nicht mehr benötigt und ist ausgegraut.

Solange die Rechnung unbezahlt ist, zählt TheraPsy sie in den Finanzen unter den offenen Beträgen mit und kennzeichnet sie nach Ablauf des Fälligkeitsdatums als Überfällig.

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6. Notizen und Klientennotizen

Die Rechnungsmaske hat zwei Notizfelder, und der Unterschied ist wichtig:

• Notizen – deine internen Notizen zu dieser Buchung, erkennbar am Platzhalter Interne Notizen…. Sie erscheinen nicht auf dem Dokument, das die Klientin oder der Klient bekommt.
• Klientennotizen – der Text, der auf der Rechnung gedruckt wird, erkennbar am Platzhalter Auf Rechnung sichtbare Notizen…. Typisch sind ein Dankeswort oder ein Hinweis zur Überweisung.

Hast du in deiner Rechnungsvorlage einen Standardtext für Klientennotizen hinterlegt, ist er hier bereits vorausgefüllt. Was du in dieser Rechnung einträgst, hat immer Vorrang vor dem Standardtext.

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7. Rechnungsvorlage und Vorschau

Im unteren Abschnitt der Rechnungsmaske – überschrieben mit Honorarnote beziehungsweise Rechnung – bestimmst du über Vorlage, wie das Dokument aussehen wird: Layout, Praxisangaben, Diagnoseangaben und Umsatzsteuertexte kommen aus der gewählten Vorlage.

Vorlage und Vorschau. Der Rechnungsbereich unterhalb der Notizen. Unter Vorlage steht die gewählte Rechnungsvorlage; rechts daneben bearbeitest du sie mit dem Stiftsymbol oder legst mit + eine neue an. Rechnungsvorschau darunter zeigt das fertige Dokument, bevor etwas gespeichert wird.

TheraPsy wählt die Vorlage für dich vor, in dieser Reihenfolge:

1. Die Vorlage, die im Profil der Klientin oder des Klienten hinterlegt ist.
2. Sonst die Vorlage, die du in den Einstellungen als Standard markiert hast.

Mit dem Stiftsymbol neben der Auswahl bearbeitest du die gewählte Vorlage, mit + legst du eine neue an – beides führt in denselben Vorlagen-Editor wie Einstellungen → Rechnungen & Exporte.

Die Vorschau kostet nichts. Über Rechnungsvorschau erzeugt TheraPsy eine Ansicht des fertigen Dokuments, bevor du es speicherst. Dabei wird keine Rechnungsnummer vergeben, keine Buchung angelegt und nichts finalisiert – du kannst die Vorschau also so oft öffnen, bis Layout und Beträge stimmen. Erst Transaktion erstellen legt die Rechnung wirklich an.

Hinweis

Steht dort Vorlage wählen?

Dann ist noch keine Vorlage ausgewählt – entweder weil in deiner Praxis noch keine angelegt ist, oder weil keine als Standard markiert wurde. Lege unter Einstellungen → Rechnungen & Exporte eine Vorlage an und markiere sie als Standard; danach ist sie bei jeder neuen Rechnung vorausgewählt.

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8. Aktionen nach dem Erstellen – und wann die Rechnung gesperrt wird

Direkt über der Schaltfläche Transaktion erstellen steht der Abschnitt Aktionen nach dem Erstellen. Was du hier ankreuzt, führt TheraPsy automatisch aus, sobald das PDF fertig ist – du musst die Rechnung danach nicht erst suchen und öffnen.

Aktionen nach dem Erstellen. Der Abschnitt sitzt unten im Rechnungsbereich, direkt über Transaktion erstellen. In den Zeilen Öffnen und Drucken wählst du zwischen Normal und Anonymisiert; unter Weiteres stehen Rechnung per E-Mail versenden und Als zugestellt markieren. Die markierte Zeile darunter sagt dir, ob die Rechnung danach noch bearbeitbar bleibt.

Auswahl	Wirkung
Öffnen → Normal / Anonymisiert	Öffnet die fertige Rechnung sofort. Die anonymisierte Fassung nennt statt des Namens den Codenamen – gedacht für Einreichungen, bei denen die Person nicht erkennbar sein soll.
Drucken → Normal / Anonymisiert	Schickt das fertige Dokument direkt an den Drucker.
Rechnung per E-Mail versenden	Versendet die Rechnung an die hinterlegte E-Mail-Adresse.
Als zugestellt markieren	Setzt nur das Kennzeichen Zugestellt – etwa wenn du die Rechnung persönlich übergibst. Das ist nicht dasselbe wie „bezahlt“.

Achtung

Öffnen, Drucken oder Versenden sperrt die Rechnung

Solange eine Rechnung im Haus bleibt, ist sie ein Entwurf und änderbar. Deshalb steht in der Maske: „Diese Rechnung bleibt bearbeitbar — sie wird erst finalisiert, wenn Sie sie öffnen, drucken, herunterladen oder versenden.”

Kreuzt du oben eine Öffnen-, Druck- oder Sendeaktion an, wechselt der Hinweis: Die Rechnung wird sofort nach dem Erstellen finalisiert und ihr Inhalt lässt sich danach nicht mehr ändern. Änderbar bleiben nur noch Notizen und der Zahlungsstatus. Prüfe Beträge, Datum und Vorlage also, bevor du hier etwas ankreuzt. Was eine finalisierte Rechnung noch zulässt und wie eine Korrektur aussieht, steht im Artikel „Abschließen, stornieren, korrigieren“.

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9. Die Rechnung erstellen

Stimmt alles, klickst du unten in der Rechnungsmaske auf Transaktion erstellen. Die Schaltfläche bleibt grau, solange etwas fehlt – ohne Datum, ohne Fälligkeitsdatum bei unbezahlten Rechnungen, ohne Leistung oder bei einer Summe von 0 € lässt sich die Rechnung nicht anlegen.

Kurz vor dem Erstellen. Links die beiden angekreuzten Sitzungen, rechts die fertige Rechnung: Leistungen und Gesamt (netto), Zahlungseinstellungen, Notizen, der Rechnungsbereich mit Vorlage, Rechnungsvorschau und Klientennotizen, darunter Aktionen nach dem Erstellen – und ganz unten Transaktion erstellen.

Danach meldet sich TheraPsy mit dem Fenster Buchung erstellt.

Buchung erstellt. Das Fenster erscheint über der Abrechnung, sobald die Buchung angelegt ist. In Finanzen anzeigen springt zur neuen Rechnung, Schließen bringt dich zurück zur Abrechnung, und Rückgängig machen löscht die eben angelegte Buchung wieder.

Hinweis

Rückgängig machen gilt nur für den letzten Eintrag

Die Schaltfläche Rückgängig machen entfernt die soeben erstellte Buchung vollständig und gibt ihre Rechnungsnummer wieder frei – die nächste Rechnung bekommt dann dieselbe Nummer. Das funktioniert nur für den zuletzt erstellten Eintrag; alles Ältere wird nicht gelöscht, sondern storniert.

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10. Danach: die Rechnung in den Finanzen

Jede erstellte Rechnung liegt anschließend unter Finanzen → Einnahmen. Ein Klick auf die Zeile klappt die Details auf – das ist die Ansicht, in der du später alles zu dieser Rechnung erledigst.

Die fertige Rechnung. In Finanzen → Einnahmen, hier mit aufgeklappten Details. Oben die Zeile mit Rechnungsnummer, Typ, Herkunft, Datum, Betrag und Status. Darunter die verrechneten Sitzungen als Verknüpfung, Ausgestellt und Fällig, der Zustellstatus sowie rechts die Aktionen.

Bereich	Was dort steht
Herkunft	Die Klientin oder der Klient, für die abgerechnet wurde – als Verknüpfung zum Profil.
Sitzungen	Alle Sitzungen auf dieser Rechnung, ebenfalls als Verknüpfung.
Referenz und Daten	Rechnungsnummer, Typ sowie Ausgestellt und Fällig.
Zahlung	Zahlungsdatum, Zahlungsmethode und der Zustellstatus – zu Beginn Nicht zugestellt.
Dateien	Die Rechnungs-PDFs. Wurde beim Erstellen keine Öffnen-, Druck- oder Sendeaktion gewählt, steht hier zunächst Noch keine Rechnungs-PDFs. Über Neu erstellen erzeugst du die normale und die anonymisierte Fassung.
Aktionen	Als bezahlt markieren, Buchung bearbeiten, Per E-Mail senden, Als zugestellt markieren, Buchung stornieren.

Hinweis

Zugestellt heißt nicht bezahlt

TheraPsy führt beides getrennt: Zustellung hält fest, ob die Rechnung beim Empfänger ist, der Zahlungsstatus, ob das Geld da ist. Eine verschickte, aber offene Rechnung ist Zugestellt und Unbezahlt zugleich.

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Stand: TheraPsy 0.14.0 (Beta). Abbildungen mit Beispieldaten – die abgebildeten Personen sind frei erfunden.