Terminerinnerungen per E-Mail und SMS

TheraPsy kann deine Klient:innen vor dem Termin automatisch erinnern — per E-Mail, per SMS oder beidem. Dieser Artikel zeigt, wo du den Text und den Zeitpunkt festlegst, wie du die Erinnerung für einen Termin einschaltest, und warum Bezugspersonen einen eigenen Text bekommen.

Hinweis

Terminerinnerungen brauchen eine zusätzliche Lizenz

Die Funktion ist nicht in jeder Lizenz enthalten. TheraPsy weist darauf hin: „Terminerinnerungen erfordern eine zusätzliche Lizenz. Aktivieren Sie die kostenlose Testphase unter Einstellungen → Erinnerungen.”

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1. Wann die Erinnerung rausgeht

Kanal und Zeitpunkt stellst du einmal zentral ein, unter Einstellungen → Erinnerungen.

Versandzeitpunkt. Der markierte Abschnitt legt fest, „wie lange vor dem Termin die Erinnerung versendet wird” — als Zahl mit der Einheit Minuten, Stunden oder Tage. Darüber schaltest du die Kanäle E-Mail und SMS frei.

Der eingestellte Vorlauf gilt für alle Erinnerungen. 24 Stunden ist der übliche Wert: früh genug, dass jemand noch absagen und du den Platz neu vergeben kannst, spät genug, dass die Nachricht nicht in Vergessenheit gerät.

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2. Was in der Nachricht steht

Nachrichtenvorlagen. Im markierten Abschnitt stehen E-Mail-Betreff, E-Mail-Text und SMS-Text. Der Hinweis darüber: „Codewörter wie {TerminDatum} werden beim Versand ersetzt” — die vollständige Liste steht unter Verfügbare Codewörter am Ende des Abschnitts.

Die mitgelieferten Texte sehen so aus:

Feld	Voreinstellung
E-Mail-Betreff	Terminerinnerung: {TerminTitel} am {TerminDatum} um {TerminUhrzeit}
SMS-Text	Terminerinnerung: {TerminTitel} am {TerminDatum} um {TerminUhrzeit} – {PraxisName}

Beim SMS-Text steht der Hinweis „SMS sollten möglichst kurz gehalten werden.” — jede angefangene Länge kostet, und ein langer Text wird beim Empfänger geteilt.

Hinweis

Ohne Praxisnamen wird allgemein formuliert

Ist dein Praxisname nicht hinterlegt, weist TheraPsy darauf hin und ersetzt den Platzhalter „durch eine allgemeine Formulierung”. Den Namen trägst du unter Einstellungen → Persönlich ein.

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3. Bezugspersonen bekommen einen anderen Text

Eigener Text für Bezugspersonen. Der markierte Abschnitt trägt seine Begründung selbst: „Eigener Text für Eltern, Partner:innen oder Betreuungspersonen. Bewusst ohne Leistungsbezeichnung – die Bezugsperson ist nicht Teil der Therapie.”

Das ist kein Detail, sondern der Punkt: Eine Mutter, die ihre Tochter zum Termin bringt, soll wissen wann — nicht, welche Leistung erbracht wird. Deshalb lautet der voreingestellte Betreff dort Terminerinnerung für {KlientName} am {TerminDatum} und nennt keine Leistung.

Wer als Bezugsperson Erinnerungen bekommt, legst du im Profil unter Bezugspersonen fest.

Achtung

Einverständnis vorher klären

Eine Terminerinnerung an eine dritte Person macht der Empfängerin gegenüber deutlich, dass eine Behandlung stattfindet. Kläre ab, dass die betroffene Person und die Bezugsperson damit einverstanden sind, bevor du den Kanal einschaltest.

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4. Die Erinnerung für einen Termin einschalten

In der Sitzung. Der markierte Bereich Terminerinnerung an Klient:in steht im Reiter Allgemein jeder Sitzung, mit den Kästchen E-Mail und SMS je Empfänger. Die Vorauswahl kommt aus dem Profil und lässt sich hier je Termin ändern.

Ist ein Kanal nicht auswählbar, nennt TheraPsy den Grund direkt daneben: Keine E-Mail-Adresse im Profil hinterlegt oder Keine Telefonnummer im Profil hinterlegt. Ergänzt du die Angabe im Profil, wird das Kästchen anklickbar.

Nach dem Speichern bestätigt TheraPsy: „Erinnerung geplant – wird vor dem Termin gesendet.”

Achtung

Die Planung braucht eine Internetverbindung

Der Versand läuft über den TheraPsy-Server, die Erinnerung wird also beim Speichern dort eingeplant. Scheitert das, meldet TheraPsy: „Die Terminerinnerung konnte nicht geplant werden. Bitte prüfen Sie Ihre Internetverbindung und speichern Sie erneut.” Die Sitzung ist dann gespeichert — die Erinnerung aber nicht.

Der Bereich erscheint nur bei Terminen, die noch bevorstehen. Bei einer vergangenen Sitzung gibt es nichts mehr zu erinnern.

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Stand: TheraPsy 0.14.0 (Beta). Abbildungen mit Beispieldaten – die abgebildeten Personen sind frei erfunden.