Abschließen, stornieren, korrigieren

Eine Rechnung mit einem Fehler ist kein Notfall — aber welcher Weg der richtige ist, hängt davon ab, ob das Dokument deine Praxis schon verlassen hat. Dieser Artikel erklärt, wann eine Rechnung gesperrt wird, was dann noch geht, und wie sich ein Fehler sauber korrigieren lässt.

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1. Drei Wege, eine Rechnung zu korrigieren

Alle drei findest du unter Finanzen → Einnahmen, wenn du eine Rechnung anklickst: rechts in den Details steht der Bereich Aktionen.

Die Aktionen einer Rechnung. Rechts in den aufgeklappten Details der Rechnung. Markiert sind die beiden Wege, die dieser Artikel behandelt: Buchung stornieren und Rückgängig machen. Darüber stehen Als bezahlt markieren, Buchung bearbeiten und Per E-Mail senden.

Weg	Wann	Was passiert
Buchung bearbeiten	Solange die Rechnung noch nicht gesperrt ist.	Du änderst Beträge, Datum, Leistungen — es entsteht kein zweiter Beleg.
Rückgängig machen	Nur beim zuletzt erstellten Eintrag, solange er noch nicht weitergegeben wurde.	Der Eintrag wird gelöscht, die Rechnungsnummer wird wieder frei.
Buchung stornieren	Immer, auch bei einer längst versendeten Rechnung.	Die Rechnung bleibt bestehen und wird als Storniert gekennzeichnet; dazu entsteht eine Stornobuchung mit eigener Nummer.

Die Reihenfolge ist kein Zufall: Von oben nach unten wird der Eingriff sichtbarer. Solange nichts nach außen gegangen ist, genügt der einfachste Weg.

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2. Wann eine Rechnung gesperrt wird

Eine Rechnung ist so lange ein Entwurf, wie sie deine Praxis nicht verlassen hat. In dem Moment, in dem eine Kopie herausgeht, sperrt TheraPsy den Inhalt. Ausgelöst wird das von genau vier Handlungen:

• Die Rechnung öffnen (im PDF-Programm),
• drucken,
• herunterladen,
• per E-Mail versenden.

Danach ist der Inhalt unveränderlich. Das ist keine Vorsicht der Software, sondern die Grundregel der Rechnungslegung: Ein Dokument, das beim Empfänger liegt, darf nicht nachträglich anders aussehen.

Achtung

Gesperrt heißt gesperrt — auch ohne Storno

Nach dem Sperren lassen sich Beträge, Leistungen, Datum und Empfänger nicht mehr ändern. Änderbar bleiben nur noch Notizen und der Zahlungsstatus. Willst du an einer gesperrten Rechnung inhaltlich etwas ändern, ist Stornieren der einzige Weg.

Ausgaben werden nie gesperrt. Sie sind deine eigenen Belege, gehen an niemanden hinaus und bleiben dauerhaft bearbeitbar.

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3. Rückgängig machen — nur der zuletzt erstellte Eintrag

Hast du eine Rechnung gerade eben angelegt und den Fehler sofort gesehen, ist Rückgängig machen der saubere Weg: Der Eintrag verschwindet vollständig, als hätte es ihn nicht gegeben.

Die Rückfrage beim Rückgängigmachen. Sie nennt die Folge beim Namen: „Referenznummer E26001 wird wieder freigegeben und für den nächsten Eintrag erneut verwendet. Diesen Eintrag rückgängig machen?”

Der entscheidende Punkt steht in dieser Rückfrage: Die Rechnungsnummer wird wieder frei und die nächste Rechnung erhält dieselbe Nummer. Genau deshalb ist der Weg nur für den zuletzt erstellten Eintrag erlaubt — sonst entstünde eine Lücke im Nummernkreis. Bei jedem älteren Eintrag meldet TheraPsy: „Nur der zuletzt erstellte Eintrag kann rückgängig gemacht werden.”

Achtung

Nicht mehr rückgängig machen, was schon draußen ist

Wurde die Rechnung bereits geöffnet, gedruckt oder versendet, warnt TheraPsy ausdrücklich: die Rechnung „hat das System möglicherweise schon verlassen (z. B. per E-Mail oder Download)”. Dann ist Stornieren richtig — sonst hält jemand ein Dokument mit einer Nummer in der Hand, die TheraPsy inzwischen an eine andere Rechnung vergeben hat.

Eine Rechnung mit registriertem Kassenbeleg lässt sich gar nicht löschen. TheraPsy weist darauf hin und verweist auf das Stornieren.

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4. Stornieren

Stornieren ist der Weg für alles, was deine Praxis schon verlassen hat. Die ursprüngliche Rechnung bleibt erhalten — sie wird nicht gelöscht, sondern als storniert gekennzeichnet — und daneben entsteht ein zweiter Beleg, der sie aufhebt.

Die Rückfrage beim Stornieren. Sie nennt Eintrag und Folge: „Eintrag E26001 wird storniert und eine Stornobuchung erstellt. Fortfahren?” Bestätigt wird mit Buchung stornieren.

Nach dem Stornieren. In Finanzen → Einnahmen stehen jetzt zwei Zeilen: die ursprüngliche Rechnung mit dem Status Storniert und darüber die neue Stornobuchung mit eigener Rechnungsnummer und dem Kennzeichen Storno.

Was dabei geschieht, in der Reihenfolge:

1. Die ursprüngliche Rechnung wird auf Storniert gesetzt — und dabei gesperrt, falls sie es nicht schon war.
2. Eine Stornobuchung entsteht mit der nächsten freien Rechnungsnummer. Sie übernimmt die Leistungen der Originalrechnung und trägt das Kennzeichen Storno sowie unter Storno von den Verweis Ursprungsbuchung <Nummer>. Über Zum stornierten Eintrag springen kommst du von dort zum Original.
3. Die abgerechneten Sitzungen werden wieder freigegeben — siehe Abschnitt 6.

Hinweis

Zwei Grenzen beim Stornieren

Eine Stornobuchung lässt sich nicht selbst stornieren, und eine bereits stornierte Rechnung nicht zweimal. Bei stornierten Einträgen sind die betreffenden Aktionen ausgegraut, mit dem Hinweis „Für stornierte Einträge nicht verfügbar.”

Ein Storno ist kein Zeichen von Nachlässigkeit, sondern der vorgesehene Weg. Zwei Belege, die sich aufheben, sind sauber nachvollziehbar; eine nachträglich veränderte Rechnung ist es nicht.

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5. Was an einer gesperrten Rechnung noch geht

Öffnest du eine gesperrte oder stornierte Rechnung, heißt die Aktion nicht mehr Buchung bearbeiten, sondern Details anzeigen — und das Formular öffnet schreibgeschützt.

Schreibgeschützt geöffnet. Der Hinweis oben im Formular: „Diese Buchung ist finalisiert und kann nicht mehr bearbeitet werden — die Rechnung hat das System bereits verlassen. Sie können hier alle Details schreibgeschützt einsehen.” Alle Felder sind gesperrt, unten steht nur noch Schließen.

Du siehst also weiterhin alles: Leistungen, Beträge, Steuersätze, Daten. Nur ändern lässt sich nichts mehr — mit zwei Ausnahmen, die absichtlich offen bleiben:

• Notizen — damit du vermerken kannst, warum storniert wurde.
• Zahlungsstatus — damit ein nachträglicher Zahlungseingang noch erfasst werden kann.

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6. Die Sitzungen werden wieder frei

Das ist der Teil, den man von außen nicht sieht, und der in der Praxis den Unterschied macht: Beim Stornieren gibt TheraPsy die abgerechneten Sitzungen wieder frei.

Wieder abrechenbar. In der Abrechnung tragen die Sitzungen der stornierten Rechnung erneut das Kennzeichen Nicht verrechnet und lassen sich wieder ankreuzen.

Ohne diesen Schritt wären die Sitzungen für immer als Bereits verrechnet blockiert und die Leistung nie wieder in Rechnung zu stellen. So aber ist der übliche Ablauf einer Korrektur einfach:

1. Falsche Rechnung stornieren.
2. In die Abrechnung gehen — die Sitzungen sind wieder da.
3. Sitzungen ankreuzen, richtig stellen, neue Rechnung erstellen.

Die neue Rechnung bekommt eine neue Nummer. Am Ende liegen drei Belege vor: die falsche, ihr Storno und die richtige — genau das, was eine Prüfung nachvollziehen können muss.

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7. Der Verlauf zeigt, was passiert ist

Jede Rechnung führt unter Verlauf mit, was mit ihr geschehen ist: Erstellt, Bearbeitet, Finalisiert (Rechnung gesperrt), Als bezahlt markiert, Storniert, Als zugestellt markiert. Bei einem Storno steht dort auch, welche Stornorechnung dazu entstanden ist.

Das hilft vor allem, wenn du später nicht mehr weißt, warum eine Rechnung nicht mehr bearbeitbar ist: Der Verlauf nennt den Zeitpunkt, an dem sie gesperrt wurde.

Hinweis

Der Verlauf ist eine Hilfe, kein Prüfnachweis

TheraPsy weist selbst darauf hin: „Zur Information — dieser Verlauf wird lokal geführt und ist (noch) nicht rechtssicher manipulationsgeschützt.” Für die Buchhaltung zählen die Belege und die Rechnungsnummern, nicht dieser Verlauf.

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Stand: TheraPsy 0.14.0 (Beta). Abbildungen mit Beispieldaten – die abgebildeten Personen sind frei erfunden.