Online-Terminbuchung

Mit der Online-Terminbuchung buchen deine Klient:innen selbst — über eine eigene Buchungsseite oder ein Widget auf deiner Website. Die Anfrage landet in deinem TheraPsy-Kalender, wo du sie annimmst und in eine Sitzung umwandelst.

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1. Lizenz und Verbindung

Die Buchungsseite läuft auf einem eigenen Server. Einstellungen → Bookings zeigt deshalb zuerst, ob beides in Ordnung ist.

Lizenz und Verbindung. Oben Lizenz mit Aktiv und dem Gültigkeitsdatum, darunter der markierte Bookings-Server-Status. Steht dort Nicht verbunden, folgt die Erklärung: „Der Bookings-Server konnte nicht erreicht werden. Bitte versuche es später erneut.”

Die übrigen Einstellungen erscheinen erst, wenn die Verbindung steht — sie werden vom Server geladen. Nicht verbunden heißt also nicht, dass etwas kaputt ist: meist fehlt nur die Internetverbindung.

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2. Deine Buchungsseite

Buchungsseite. Die Karte trägt deinen öffentlichen Buchungslink — „Ihr öffentlicher Buchungslink für Klient:innen.” Über Link kopieren übernimmst du ihn, über Bookings öffnen siehst du die Seite so, wie deine Klient:innen sie sehen.

Diesen Link gibst du weiter: in der E-Mail-Signatur, auf der Website, im Erstgespräch.

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3. Termintypen

Was gebucht werden kann, legst du als Termintypen fest. Jeder Typ ist ein Angebot mit eigener Dauer und eigenen buchbaren Zeiten.

Termintypen. Die Liste dessen, was Klient:innen buchen können. Über den Griff links lässt sich die Reihenfolge ziehen — so erscheint sie auch auf der Buchungsseite.

Einen Termintyp einrichten. Name, Beschreibung, Dauer, Pause danach und Preis samt Sichtbarkeit; dazu eigene Felder für das Buchungsformular, der Erinnerungskanal und die buchbaren Zeiten je Wochentag.

Einstellung	Bedeutung
Dauer und Pause	Wie lang der Termin ist, und wie viel Zeit danach frei bleibt, bevor der nächste Platz angeboten wird.
Preis und Sichtbarkeit	Ob der Preis auf der Buchungsseite steht. Der hinterlegte Wert bleibt erhalten, auch wenn du ihn ausblendest.
Eigene Felder	Zusätzliche Angaben im Buchungsformular — Text, Telefonnummer oder mehrzeiliger Text.
Erinnerungskanal	Ob die buchende Person 24 Stunden vorher per E-Mail oder SMS erinnert wird. Bei SMS verlangt das Formular zwingend eine Telefonnummer.
Buchbare Zeiten	Je Wochentag ein oder mehrere Zeitfenster — pro Termintyp, nicht global. Ein Erstgespräch kann also nur dienstags angeboten werden, eine Folgesitzung an fünf Tagen.

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4. Allgemeine Einstellungen und das Widget

Neben den Termintypen gibt es Einstellungen für die Seite als Ganzes: dein Anzeigename, eine Kontakt-E-Mail, das Buchungsfenster in Tagen (1 bis 365 — wie weit im Voraus gebucht werden darf) und Feiertage blockieren — „Wählen Sie die Feiertage aus, an denen keine Buchungen möglich sein sollen.”

Das Widget für deine Website. Unter Iframe Code steht der Einbettungscode — „Dieser Code kann in Ihre Website eingefügt werden, um das Buchungswidget anzuzeigen.” Code kopieren legt ihn in die Zwischenablage.

Den Code fügen deine Webbetreuung oder du selbst in die Website ein. Danach buchen Besucher direkt dort, ohne die Seite zu verlassen.

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5. Eine Buchung bearbeiten

Gebuchte Termine erscheinen in deinem Kalender als Buchung, mit ihrem Status: Ausstehend, Bestätigt, Abgelehnt oder Gelöscht.

Eine Buchung im Kalender. Der Eintrag zeigt Termintyp, Zeit und die Angaben der buchenden Person, dazu die Aktionen Annehmen, Ablehnen, Zeit bearbeiten und Stornieren.

Zwei Wege beim Annehmen:

• Annehmen & Sitzung erstellen macht in einem Schritt eine echte Sitzung daraus. Ist die Person noch kein Profil, bietet TheraPsy an, eines anzulegen.
• Nur annehmen bestätigt den Termin, ohne eine Sitzung zu erzeugen.

Beim Ablehnen kannst du eine Nachricht an die Klient:in (optional) mitgeben.

Achtung

Stornieren benachrichtigt die Klientin oder den Klienten

Die Rückfrage sagt es: „Diese Buchung stornieren? (Klient:in wird benachrichtigt)”. Löschst du später eine Sitzung, die aus einer Buchung entstanden ist, fragt TheraPsy zusätzlich mit Buchung ebenfalls stornieren — „Der Termin wird aus dem externen Kalender entfernt und der Slot auf der Buchungsseite wieder freigegeben.”

Hinweis

Ohne Internetverbindung geht nichts davon

Annehmen, Ablehnen und Stornieren laufen über den Buchungsserver. Bist du offline, blockiert TheraPsy diese Aktionen mit einem Hinweis, statt sie stillschweigend zu verwerfen.

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Stand: TheraPsy 0.14.0 (Beta). Abbildungen mit Beispieldaten – die abgebildeten Personen sind frei erfunden.