Buchungsarten und Rechnungsnummerierung

Unter Einstellungen → Finanzen stehen zwei Dinge, die beide deine Buchhaltung betreffen: die Buchungsarten, nach denen Einnahmen und Ausgaben sortiert werden, und die Rechnungsnummerierung, mit der TheraPsy zählt.

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1. Buchungsarten

Einnahmen und Ausgaben getrennt. Der markierte Bereich zeigt die Buchungsarten der gewählten Richtung mit Beschreibung, Steuerkennzeichen und Sichtbarkeit.

Jede Einnahme und jede Ausgabe gehört zu genau einer Buchungsart. Die Art bestimmt zweierlei: wie die Buchung in der Finanzübersicht gruppiert wird, und mit welchem Steuerkennzeichen sie im Export für die Steuerberatung landet.

TheraPsy liefert die üblichen Arten mit — Psychotherapeutische Leistung, Beratungsleistung, Lehrtherapie (Einnahme), Untervermietung und weitere, dazu die Ausgabenseite. Sie tragen das Kennzeichen (Standard) und lassen sich anpassen, aber nicht löschen.

Die Umschaltung zwischen Einnahmen und Ausgaben ist keine Filterung, sondern eine echte Trennung: eine Buchungsart hat eine Richtung. Miete etwa gibt es zweimal — einmal als Ausgabe für deine Praxisräume, einmal als Einnahme, wenn du untervermietest.

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2. Eine Art anpassen

Art bearbeiten. Der markierte Dialog zeigt bei einer mitgelieferten Art die Beschreibung ausgegraut — änderbar ist hier nur das Steuerkennzeichen.

Bei einer mitgelieferten Art lässt sich genau eines ändern: das Steuerkennzeichen, also die Kontonummer, unter der die Buchung im Export erscheint. Welches Format dabei gilt — BMD, DATEV Österreich oder DATEV Deutschland —, hängt an deinem Abrechnungskonto.

Die Beschreibung einer mitgelieferten Art ist gesperrt. Willst du eine andere Bezeichnung, lege eine eigene Art an (siehe unten) und blenden die mitgelieferte aus.

Wichtig

Ein leeres Steuerkennzeichen ist nicht immer ein Fehler

Für manche Arten gibt es in einem Format schlicht keine vorgesehene Kontonummer; das Feld bleibt dann bewusst leer, und der Export lässt die Spalte frei. Das ist Absicht: eine leere Zelle fällt deiner Steuerberatung auf, eine falsche Nummer aus einem anderen Kontenrahmen dagegen nicht.

Sprich im Zweifel mit deiner Steuerberatung, bevor du eine Nummer einträgst — die Nummern sind ihr Ordnungssystem, nicht deins.

Die Sichtbarkeit blendet eine Art aus der Auswahl aus, ohne sie zu löschen. Praktisch für die Hälfte der mitgelieferten Arten, die du nie brauchst: Sie verschwinden aus dem Auswahlfeld, bestehende Buchungen behalten sie.

Eigene Arten. Neue benutzerdefinierte Art verlangt nur Beschreibung und Steuerkennzeichen — die Richtung ergibt sich aus dem oben gewählten Reiter Einnahmen oder Ausgaben.

Eine eigene Art hat keinen (Standard)-Vermerk, ist frei benennbar und lässt sich über das Papierkorb-Symbol wieder löschen. Bereits erfasste Buchungen behalten dabei ihre Angaben — warum, steht im nächsten Abschnitt.

Bei einer mitgelieferten Art steht an derselben Stelle kein Papierkorb, sondern ein Zurücksetzen-Pfeil. Er ist nur anklickbar, wenn du die Art verändert hast, und stellt das mitgelieferte Steuerkennzeichen wieder her. Löschen lässt sich eine mitgelieferte Art nicht — nur ausblenden.

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3. Was mit bestehenden Buchungen passiert

Gar nichts — und das ist wichtig genug für einen eigenen Abschnitt.

Beim Anlegen einer Buchung kopiert TheraPsy Name und Steuerkennzeichen der Art in die Buchung hinein. Benennst du die Art später um oder änderst du das Kennzeichen, behalten alle bereits erfassten Buchungen ihre damaligen Angaben.

Das ist dieselbe Regel wie bei den Leistungen und aus demselben Grund: eine abgeschlossene Buchhaltungsperiode darf sich nicht rückwirkend verändern, nur weil du heute etwas umbenennst. Neue Buchungen bekommen die neue Bezeichnung, alte bleiben, wie sie verbucht wurden.

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4. Rechnungsnummerierung fortführen

Beim Umstieg die Zählung übernehmen. Der markierte Abschnitt setzt die erste Nummer, die TheraPsy vergeben soll. Darunter steht jeweils, welche Nummer als Nächstes an der Reihe ist.

Wenn du von einem anderen System kommst, soll deine Nummernfolge nicht wieder bei 1 beginnen. Die Erklärung auf der Seite ist zugleich die Bedienungsanleitung: „Haben Sie bereits Rechnungen bis Nr. 42 erstellt, tragen Sie 43 ein.”

Einnahmen und Ausgaben zählen getrennt: es gibt eine Erste Einnahmen-Rechnungsnummer und eine Erste Ausgaben-Belegnummer. Unter jedem Feld steht die nächste tatsächliche Nummer, etwa E26001 beziehungsweise A26001 — E und A für die Richtung, 26 für das Jahr.

Vorsicht

Nur einmal einstellbar

„Sobald die erste Nummer vergeben wurde, ist sie gesperrt.” Das Feld lässt sich also nur so lange setzen, wie in dieser Richtung noch keine Rechnung erzeugt wurde. Danach ist die Folge festgelegt — eine Rechnungsnummerierung muss lückenlos und nachvollziehbar bleiben, deshalb darf sie sich nicht nachträglich verschieben lassen.

Prüfe diese Einstellung deshalb vor der ersten echten Rechnung.

Im neuen Jahr beginnt die Zählung automatisch wieder bei 1 — mit der neuen Jahreszahl im Präfix. Du musst dafür nichts tun.

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Stand: TheraPsy 0.14.0 (Beta). Abbildungen mit Beispieldaten – die abgebildeten Personen sind frei erfunden.