Rechnung versenden oder drucken

Eine erstellte Rechnung liegt zunächst nur in TheraPsy. Dieser Artikel zeigt, wie daraus ein PDF wird, wie du es per E-Mail — bei Bedarf mit Passwort — verschickst, und was der Zustellstatus bedeutet.

Achtung

Jede dieser Handlungen sperrt die Rechnung

Öffnen, Drucken, Herunterladen und Versenden sind genau die vier Handlungen, mit denen eine Rechnung deine Praxis verlässt — und damit unveränderlich wird. Prüfe Beträge und Vorlage davor. Was danach noch geht, steht in „Abschließen, stornieren, korrigieren”.

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1. Zwei Fassungen jeder Rechnung

TheraPsy erzeugt zu jeder Rechnung zwei PDFs:

• Die normale Rechnung mit allen Angaben.
• Die anonymisierte Fassung. Sie blendet persönliche Daten aus — Namen, Adressen und Versicherungsnummern — und nennt die Klientin oder den Klienten nur mit dem Codenamen.

Die anonymisierte Fassung ist für Einreichungen gedacht, bei denen die Person nicht erkennbar sein soll, etwa gegenüber einer Versicherung oder einer Supervisionsstelle. Inhaltlich ist sie identisch: gleiche Leistungen, gleiche Beträge, gleiche Rechnungsnummer.

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2. Die PDFs entstehen

Hast du beim Erstellen unter Aktionen nach dem Erstellen nichts angekreuzt, gibt es noch kein PDF. Du findest das in Finanzen → Einnahmen in den Details der Rechnung, im Abschnitt Dateien.

Noch keine PDFs. Im Abschnitt Dateien steht: „Noch keine Rechnungs-PDFs. Mit ‚Neu erstellen’ erzeugen Sie die normale und die anonymisierte Version.” Die markierte Schaltfläche Neu erstellen erzeugt beide auf einmal. Über Datei anhängen legst du zusätzliche Dokumente dazu.

Beide Fassungen liegen bereit. Nach Neu erstellen stehen im Abschnitt Dateien zwei PDFs: die normale Rechnung und die anonymisierte Fassung, erkennbar am Zusatz im Dateinamen. Über die Aktionen an jeder Zeile öffnest, druckst oder speicherst du die jeweilige Fassung.

Neu erstellen erzeugt die Dateien aus den aktuellen Rechnungsdaten neu — nützlich, wenn du die Rechnungsvorlage geändert hast und die Rechnung noch nicht gesperrt war.

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3. Öffnen, drucken, herunterladen

Zu jeder Datei gehören dieselben drei Wege, erreichbar über die Aktionen der Rechnung oder direkt an der Datei:

Aktion	Was passiert
Rechnung öffnen	Öffnet das PDF im Programm, das dein Betriebssystem für PDFs vorsieht.
Drucken	Schickt das Dokument an den Drucker.
Rechnung herunterladen	Speichert eine Kopie an einen Ort deiner Wahl.
Vorschau	Zeigt das Dokument innerhalb von TheraPsy an.

Für die anonymisierte Fassung gibt es dieselben Wege, jeweils mit dem Zusatz Anonymisiert.

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4. Per E-Mail versenden: zwei Versandarten

Wie TheraPsy eine Rechnung verschickt, legst du einmalig unter Einstellungen → Rechnungs-E-Mail fest.

Versandart. Unter Einstellungen → Rechnungs-E-Mail wählst du zwischen Über das eigene E-Mail-Programm und Über den TheraPsy-Server. Jede Möglichkeit erklärt sich in der Zeile darunter selbst.

Versandart	Was sie bedeutet
Über das eigene E-Mail-Programm	„Öffnet einen fertigen Entwurf in Ihrer E-Mail-App — versendet wird über Ihr eigenes Konto.” Du siehst die Mail vor dem Absenden und kannst sie noch ändern. Der Versand läuft über deine Adresse.
Über den TheraPsy-Server	„TheraPsy versendet die E-Mail direkt für Sie (Absender kontakt@therapsy.at).” Ein Klick, kein Zwischenschritt. Ist in deinen Rechnungsinformationen eine Praxis-E-Mail-Adresse hinterlegt, gehen Antworten an diese Adresse und du erhältst eine Bestätigungskopie.

Hinweis

Beim Serverversand die Praxis-Adresse hinterlegen

Fehlt die Praxis-E-Mail-Adresse, weist TheraPsy darauf hin: „Antworten auf Rechnungs-E-Mails erreichen Ihre Praxis nicht und Sie erhalten keine Bestätigungskopie.” Die Adresse pflegst du unter Einstellungen → Persönlich.

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5. Passwortschutz für das PDF

Eine Rechnung enthält Gesundheitsdaten. Deshalb kann TheraPsy das PDF vor dem Versand verschlüsseln. Den Standard dafür setzt du unter Einstellungen → Rechnungs-E-Mail im Abschnitt Standard-Passwortmodus.

Standard-Passwortmodus. Sechs Möglichkeiten, jede mit einer Erklärung darunter. Die Auswahl gilt für jeden Versand, bis du sie änderst.

Modus	Passwort
Kein Passwort	„PDF unverschlüsselt versenden.”
Globales Rechnungs-Passwort	Ein Passwort für alle Rechnungen, weiter unten auf derselben Seite unter Globales Rechnungs-Passwort hinterlegt.
Codename des Klienten	Der Codename des Empfängers — für deine Klient:innen leicht zu merken und pro Person verschieden.
Geburtstag des Klienten	Das Geburtsdatum im Format ttmmjjjj.
Klienten-eigenes Passwort	Das im Profil unter Rechnungspasswort hinterlegte Passwort.
Jedes Mal nachfragen	„Öffnet vor jedem Versand einen Auswahl-Dialog.”

Der Dialog vor dem Versand. Bei Jedes Mal nachfragen erscheint Rechnung per E-Mail senden mit den Möglichkeiten zur Auswahl. Nicht verfügbare Möglichkeiten sind ausgegraut und nennen den Grund — etwa „Kein Codename für diesen Empfänger hinterlegt.” Über Diese Auswahl als Standard speichern machst du die getroffene Wahl zur neuen Voreinstellung.

Achtung

Das Passwort nie in derselben E-Mail mitschicken

Ein Passwort, das in der Mail mit dem Anhang steht, schützt nichts. Nenne es telefonisch, in der Sitzung oder auf einem anderen Weg. Der Modus Codename des Klienten ist unter anderem deshalb praktisch: Der Codename ist der Klientin oder dem Klienten bereits bekannt, ohne dass etwas übermittelt werden muss.

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6. Betreff und Text vorbereiten

Unter Einstellungen → Rechnungs-E-Mail legst du fest, was in der Mail stehen soll: Vorlage für E-Mail-Betreff und Vorlage für E-Mail-Text.

Vorlagen für Betreff und Text. Darunter listet Verfügbare Codewörter auf, welche Platzhalter du einsetzen kannst — sie werden beim Versand durch die echten Werte ersetzt.

Schreibst du ein Codewort falsch, warnt TheraPsy beim Speichern: „Dieser Text enthält Codewörter, die nicht existieren:” — mitsamt der betroffenen Stelle. So merkst du den Tippfehler nicht erst an der ersten Mail, die beim Empfänger einen Platzhalter statt eines Namens zeigt.

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7. Zustellung festhalten

Ob eine Rechnung beim Empfänger ist, führt TheraPsy getrennt vom Zahlungsstatus.

Zustellung. In den Details der Rechnung steht unter Zahlung der Punkt Zustellung — zu Beginn Nicht zugestellt. Die markierte Aktion Als zugestellt markieren setzt das Kennzeichen und hält das Datum fest.

Beim Versand per E-Mail setzt TheraPsy das Kennzeichen selbst. Die Aktion von Hand brauchst du für alles, was daneben passiert: eine persönlich übergebene Rechnung, ein Brief, eine Mail aus einem anderen Programm.

Hinweis

Zugestellt heißt nicht bezahlt

Die beiden Angaben beantworten verschiedene Fragen: Zustellung sagt, ob das Dokument beim Empfänger ist, der Zahlungsstatus, ob das Geld da ist. Eine verschickte, aber offene Rechnung ist Zugestellt und Unbezahlt zugleich — und taucht in den Finanzen weiterhin unter den offenen Beträgen auf.

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Stand: TheraPsy 0.14.0 (Beta). Abbildungen mit Beispieldaten – die abgebildeten Personen sind frei erfunden.